En virksomhet som overdras eller legges ned, og det ikke er aktuelt å overføre pasientjournalene til annet bestemt helsepersonell eller annen bestemt virksomhet, er fra 1. oktober 2021 pålagt en plikt til å avlevere pasientjournalene til den nasjonale ordningen, jf forskrift om pasientjournal § 17.
Ved tap av autorisasjon, lisens eller spesialistgodkjenning kan Statens helsetilsyn pålegge innlevering av journalmaterialet, jf. helsepersonelloven § 62a.
I begge tilfeller skal virksomhet ta kontakt med Norsk helsearkiv for avtale om innlevering av aktuelt materiale og få føringer for hvilke krav som stilles i forbindelse med overføringen. Før 1. oktober 2021 var det mulig å levere digitale og papirbaserte pasientjournaler til statsforvalteren. Denne ordningen er nå avviklet og alle pasientjournaler hos statsforvalterne vil i løpet av noen år bli overført til Norsk helsearkiv.
Etablering av ny nasjonal ordning for oppbevaring av pasientjournaler ved opphør av virksomhet har hatt følgende mål:
• Pasienter og andre som har rett til innsyn eller å korrigere pasientjournaler, skal møte lett tilgjengelig informasjon om ordningen
• Pasienter og andre som har rett til innsyn eller behov for å korrigere pasientjournaler, skal møte en brukervennlig saksgang
• Alle pasientjournaler skal være sporbare
• Databehandlerprosessen er digitalisert
